anbi

Betreft: Inhoudelijk verslag 19^e Alltogether ontmoetingsfestival.

Referentie: 123878

Plaats: Pekingtuin Baarn   / Datum 4 en  juni 2021 –> 7 en 8 augustus 2021 -> 20 en 21 augustus 2021 (alle data Geannuleerd)

Baarn, 23 mei 2022

Geacht college,

Verwijzend naar uw besluit voor de toekenning van subsidie ad € 5.481 voor de organisatie van het Alltogether ontmoetingsfestival, treft u onderstaand een korte inleiding en verslag van en het steeds niet doorgaan, tevens ook een vooruitblik om het festival later, in de 3^e weekend van augustus onder voorbehoud en corona-proof te kunnen organiseren. Ook op deze data kon wegens de overheidsmaatregelen het festival geen doorgang vinden.

Inleiding

Het bestuur van Stichting Sandesh Baarn, kan vanwege de geweldige inzet van vrijwilligers, subsidie van de gemeente Baarn, fondsen, sponsoren en donateurs, maar vooral ook door de prima opkomst de afgelopen jaren tevreden terugkijken op hetjaarlijks Alltogether ontmoetingsfestival in de Pekingtuin in Baarn.

De sfeer voorgaande jaren was uitstekend, de opkomst bestaande uit alle leeftijden, afkomst en culturen was geweldig. Zo’n 3500 tot 4000 bezoekers hebben op de voorgaande festivals zich kunnen vermaken van de activiteiten op dit festival.

CORONA IMPACT

Vanwege de COVID-19 pandemie hebben wij ook het 19^e Alltogether festival 2021 moeten annuleren. Het is duidelijk dat dit geen verdere uitleg behoeft.

De voornemens waren verheugend om het festival in het najaar 2021 op 20 en 21 augustus door te laten gaan, maar helaas bleek dit niet mogelijk. De gehele evenementen branche was in lockdown door de Corona pandemie en zijn bijkomende strenge regelgevingen.   

Algemeen:

Doel, werkwijze.

Stichting Sandesh Baarn organiseert jaarlijks het Alltogether “openlucht ontmoetingsfestival”, waar iedereen ongeacht herkomst, cultuur, sekse en leeftijd welkom is.

De activiteiten van Stichting Sandesh Baarn zijn er ook op gericht tot het wegnemen of het verkleinen van de kloof, oftewel het kweken van begrip tussen de verschillende in Nederland wonende bevolkingsgroepen.

Tevens biedt het Alltogether festival aan jonge kunstenaars en podiumacts de gelegenheid zichzelf te presenteren aan het publiek.

Evaluatie en innovatie moeten ervoor zorgen dat het festival waar nodig blijft verbeteren, professionaliseren.

Ondersteuning / middelen en standhouders

Ter ondersteuning van het organiseren van het festival wordt gezorgd voor veiligheid, beveiliging, hygiëne, divers programma, voldoende jeugdvermaak, inzet vrijwilligers, sponsorgelden, fondsenwervingen, subsidie(s) en deelname door standhouders met culinaire en niet culinaire producten.

Financieel verslag:

Wegens het niet doorgaan van het festival in 2021, zijn er weinig tot geen andere inkomsten te melden dan de subsidie van gemeente Baarn.

De werkelijke uitgaven en baten, kan ook dit jaar niet goed worden aangegeven.  

Ook voor 2021 is bij het contracteren van de deelnemende acts, bands / artiesten, horeca en andere facilitaire leveranciers financiële verplichtingen aangegaan die feitelijk inhouden, dat mocht het festival niet doorgaan er een bepaald percentage van de afgesproken bedragen uitbetaald moet worden aan de diverse contractanten.

Ondanks dat je door de corona pandemie zou kunnen spreken van overmacht hebben wij ervoor gekozen om ons ook dit jaar hier zoveel mogelijk aan te houden. Dit ook om de prettige relatie die wij met de verschillende partijen hebben gecreëerd, te behouden.

Vooruitblik:

Nieuwe datum Alltogether  Festival staat gepland in het 1^e weekend van juni 2022 (3 en 4 juni 2022).

De evenementen vergunning hiervoor is ingediend en in behandeling bij mevrouw Corlijn Doedens van BRN evenementen.

Coulance:

Het programma, deelnemers (hoofd)actoren welke ook voor 2021 al ingepland waren, nemen wij zoveel mogelijk mee in het samenstellen voor het festival in het 1^e weekend van juni 2022.

Voor de annulering en de coulance ook voor 2021 die wij van deze groep mochten ervaren, waarderen wij en zijn wij enigszins verplicht deze selectie te maken.

Verwachting hogere financiële kosten.

Ondanks dat vrijwel alle corona regels zijn versoepeld willen wij nog steeds voorzichtig optimistisch zijn, maar tevens ook realistisch blijven denken. Refererend hiernaar herhalen wij het volgende:

De gevolgen van COVID-19 is nog steeds aanwezig in de samenleving, waardoor wij denken dat de organisatiekosten hoger zullen uitvallen, hierbij denken wij aan de betaalde professionele begeleiding, controles en tevens meer faciliteiten, zoals o.a. voldoende zitgelegenheden (stoelen / banken) en aan aparte pleintjes creëren.

Het is nog steeds erg lastig om bij sponsoren aan te kloppen. Ook wordt gedacht aan minder bezoekersaantal, concluderend betekent dit minder consumptie omzet. (Deze inkomsten zijn noodzakelijk om break-even te draaien). Maar om geen pessimisme te uiten, gaan wij vanuit dat door het versoepelen van alle COVID-19 beleidsregels en met goede weersomstandigheden het allemaal goed gaat komen. 

Tot slot:

Het bestuur kijkt tevreden terug op de goede verstandhouding, begrip en medewerking van alle betrokkenen.

Hoogachtend,

Namens het bestuur van Stichting Sandesh Baarn,

Shridath Bhola, voorzitter.